يعد تلقي الدفع مقابل الخدمات المقدمة جزءًا مهمًا من إدارة الأعمال أو إدارة الشركة أو العمل كمستقل، ويجب أن تعرف مصطلحات المهمة التي تكون في وصف العمل أو العقد، يمكن أن تساعدك معرفة المصطلحات المحاسبية المرتبطة بإعداد الفواتير على الفهم والتواصل أثناء عملية إعداد الفواتير، أيًا كان الوضع الذي تكون فيه أحد المصطلحات الشائعة التي قد تسمعها أو تستخدمها عند إعداد الفواتير هو Net 45 دفعة، في هذه المقالة نحدد Net 45 دفعة ونقدم نصائح لكتابة شروط دفع الفاتورة الفعالة.
ما هي دفعة Net 45؟
Net 45 عبارة تشير إلى فاتورة يجب على العميل دفعها في غضون 45 يوما، اعتمادا على الصناعة أو المنتج أو الخدمة والعلاقة بين المفوتر والمستلم، يمكن أن تختلف شروط دفع الفاتورة، يعد طلب الدفع في غضون 45 يوما ، كما هو الحال في فاتورة الدفع الصافية لمدة 45 يوما، مصطلحا شائعا نسبيا لدفع الفاتورة، تشمل شروط الدفع الشائعة الأخرى 7 أيام أو 10 أيام أو 30 يوما أو 60 يوما أو حتى 90 يوما، قد ترى أيضا مصطلحات الدفع عند الاستلام، والتي تعني الدفع عند التسليم، CIA، والتي تعني الدفع نقدا مقدما أو PIA، والتي تعني الدفع مقدما.
تستفيد العديد من الشركات والأفراد من العقوبات المفروضة على الحسابات التي تدفع في وقت متأخر عن المدة المتفق عليها يمكن أن تشمل هذه التدابير الرسوم المتأخرة على سبيل المثال، أو امتيازات الشراء المحدودة وفي حالة اتفاق الدفع Net 45، تدخل هذه الإتفاقية حيز النفاذ بعد 45 يوما تقويميا دون دفع.
من يستخدم Net 45 دفعة؟
غالبا ما يحدد أصحاب الأعمال والمديرون والمستقلون شروط العقد للاتفاقيات بينهم وبين العملاء، بالنسبة لبعض الصناعات قد تكون اتفاقية الدفع الصافي 45 وقتا طويلا نسبيا لتلقي الدفع على سبيل المثال إذا كنت بحاجة إلى تسوية الحسابات على أساس شهري فقد تكون مدة الدفع لمدة 15 أو 30 يوما أكثر فعالية لذلك عادة ما تكون مدفوعات Net 45 أفضل للشركات والأفراد الذين يمكنهم الانتظار لفترة أطول قليلا قبل تلقي الدفع.
نصائح لكتابة شروط دفع الفواتير الفعالة
غالبا ما تكون شروط دفع الفواتير الأكثر فعالية هي تلك التي تؤدي إلى أسرع معدل إرجاع للدفع إذا كنت بصدد كتابة شروط دفع الفواتير أو مراجعتها فإليك بعض النصائح التي قد تساعدك:
صياغة فواتيرك بوضوح
يمكن أن يساعد استخدام لغة احترافية في فواتيرك في نقل الشعور بالالتزام، مما قد يساعدك في تلقي الدفع في الوقت المناسب من المهم أيضا توصيل الفترة الزمنية المطلوبة للدفع بوضوح لأن بعض العملاء قد لا يكونون على دراية بعبارات مثل صافي Net 45، ضع في اعتبارك توصيل تواريخ الاستحقاق من حيث الأيام أو التواريخ وكن واضحا ما إذا كنت تشير إلى أيام العمل أو الأيام التقويمية.
تفصيل كل فاتورة
يعني تفصيل فواتيرك سرد العناصر المضمنة وفقا للنوع أو الفئة حاول تضمين اسم المنتج ووصف المنتج بالإضافة إلى تاريخ تسليم هذه البضائع من الواضح أن تفصيل الفواتير يمكن أن يزيد من احتمالية تلقي المدفوعات في الوقت المناسب.
استخدم شروط الدفع الصحيحة
يمكن أن يكون استخدام شروط دفع أقصر مثل net 15 أو net 30 مفيدا للعملاء الجدد أو أولئك الذين قد يميلون إلى دفع فواتيرهم في وقت متأخر قد يستفيد العملاء الآخرون وخاصة أولئك الذين تثق في الدفع في الوقت المحدد، من المدى الطويل مثل صافي مدة الدفع 45. حاول التفكير بعناية في كل موقف وأي تفاصيل ذات صلة عند اتخاذ قرار بشأن شروط الدفع لعملك أو حتى لعميل فردي.
تنفيذ رسوم تأخير
يمكن أن يؤدي تضمين سياسات الرسوم المتأخرة في فواتيرك إلى تحفيز عملائك على تقديم الدفع على الفور لتجنب هذه الرسوم عندما يتم تذكير العملاء بصريا بسياسة الرسوم المتأخرة في كل فاتورة، فقد يكونون أكثر عرضة لتذكر تلك السياسة وتاريخ استحقاق الفاتورة. قد يختارون أيضا دفع فاتورتك قبل الآخرين الذين لا يفرضون رسوما متأخرة.
إرسال الفواتير على الفور
حاول إرسال فواتيرك بمجرد تسليم المنتج كلما أسرع العميل في استلام فاتورته، كلما كان بإمكانه بدء عملية الحسابات المستحقة الدفع وتقديم الدفعة المستحقة تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إنشاء تاريخ فوترة محدد وإبلاغه حتى يتمكن العملاء من توقع موعد استلام فاتورتهم ثم إرسال الدفعة.
تحفيز الدفع في الوقت المناسب
يمكن أن يكون توفير حافز للدفع في الوقت المناسب طريقة أخرى لكتابة شروط فاتورة فعالة تقدم بعض الشركات على سبيل المثال ، خصما للحسابات التي يتم دفعها في غضون عدد معين من الأيام في مدة الدفع أحد هياكل الخصم الشائعة هو تقديم خصم 1-2٪ من إجمالي كل فاتورة إذا تم دفع الحساب بالكامل خلال أول 10 أيام من دورة الفوترة.
إرسال تذكيرات الدفع
في بعض الأحيان يدفع العملاء الفواتير في وقت متأخر لأنه تم تجاهلها يمكن أن يساعد إرسال تذكيرات الدفع خاصة في حالة فترة الدفع الأطول مثل net 45 ، في ضمان تذكر العملاء لإرسال الدفع في الوقت المحدد.
تقديم الفواتير إلكترونيا
يمكن أن تكون كتابة فواتيرك وإرسالها إلكترونيا طريقة أكثر فاعلية لفوترة العملاء وتلقي المدفوعات لأنها طريقة سريعة وسهلة لتزويدهم بالمعلومات التي يحتاجون إليها قد يكون من المرجح أيضا أن ينتهي الأمر بالفواتير الإلكترونية في المكان المناسب حيث من المحتمل أن تستخدم نفس عنوان البريد الإلكتروني لإرسال الفواتير في كل مرة تخرج فيها.
استلام المدفوعات إلكترونيا
يمكن أن يكون تلقي المدفوعات إلكترونيا طريقة أخرى لتلقي المدفوعات بسرعة أكبر وتتبع تلك الإيصالات بكفاءة حاول كتابة بيان تفضيل الدفع الإلكتروني بلغة فاتورتك لتشجيع العملاء على الدفع عبر الإنترنت، إذا كان ذلك منطقيا لموقفك تأكد من التفكير في نوع العميل وتفضيلاته عند تحديد ما إذا كنت تريد تقديم أو طلب عمليات الدفع عبر الإنترنت.
توفير خيارات دفع متعددة
قد يكون من المفيد أيضا السماح بخيارات دفع متعددة وكتابة هذه المرونة في شروط فاتورتك حتى إذا كنت تركز على المدفوعات الإلكترونية ، فقد تفكر في قبول مدفوعات تحويل الأموال الإلكتروني أو مدفوعات بطاقات الخصم والائتمان أو حتى خيارات خدمة الدفع من طرف ثالث قد تؤدي هذه المرونة إلى استلام أسرع للأموال المستحقة لك.
حافظ على ثبات تواريخ الاستحقاق
يمكن أن يساعد تضمين تواريخ الاستحقاق غير القابلة للتفاوض في شروط فاتورتك في ضمان الدفع في الوقت المناسب لأنه يؤسس لتوقع السرعة على الرغم من أن البدل المتأخر العرضي يمكن أن يكون مفيدا للعلاقات مع عملائك وعملائك فكر في ممارسة هذه المرونة بالحد الأدنى.
هل لديك اي استفسار أطرحه في تعليقات