كل ما يحتاج أصحاب الفنادق معرفته عن أنظمة الهاتف VoIP




كل ما يحتاج أصحاب الفنادق معرفته عن أنظمة الهاتف VoIP

تأتي أنظمة VoIP مع مجموعة من ميزات الاتصال الشائعة المضمنة بالفعل.


 قررت العديد من الفنادق مؤخرًا تبديل أنظمة الهاتف من الهواتف الأرضية التقليدية إلى أنظمة الهاتف الصوتية عبر بروتوكول الإنترنت لأسباب لا تعد ولا تحصى:


  •  توفير كبير في التكلفة الفندق
  •  القدرة على العمل من أي مكان مع الاستمرار في استخدام رقم هاتف مكتبك. 


 الميزات العديدة التي يقدمها VoIP:


 ما هو VoIP


 تستخدم الهواتف الصوتية عبر بروتوكول الإنترنت الإنترنت لإجراء واستقبال المكالمات، يمكّنك بعض مزودي الخدمة من استخدام الهواتف التناظرية لكن الغالبية توفر هواتف بروتوكول الإنترنت التي يمكن توصيلها بأي مقبس إيثرنت.


 بمجرد الاتصال يمكنك إجراء واستقبال المكالمات بسهولة باستخدام بوابة الويب وتسجيل الدخول يمكنك تخصيص العديد من الميزات بما في ذلك رسالة ترحيب موظف استقبال افتراضي أو إضافة مستخدمين جدد.


 الفرق بين VoIP والخطوط الأرضية التقليدية


 أهم فرق بين VoIP والهواتف الأرضية هو التكنولوجيا، لم تتغير الهواتف الأرضية كثيرًا منذ بداية القرن العشرين وتتطلب بنية تحتية من الأسلاك وتبادل الأجهزة، وفقًا لمعايير اليوم فإن تقنية الهاتف الأرضي محدودة مما يسمح للمستخدمين بإجراء واستقبال المكالمات الصوتية بشكل أساسي فقط.


 لقد غيرت تقنية VoIP طريقة تواصل الشركات على الرغم من أن إمكانات IP كانت موجودة منذ عدة عقود فقد تطورت خدمات VoIP في السنوات الأخيرة بفضل الابتكار وسرعات الإنترنت الأسرع.


 على عكس الهواتف الأرضية التي تتطلب وظائف إضافية للميزات بتكاليف إضافية تأتي أنظمة VoIP مع مجموعة من ميزات الاتصال الشائعة المضمنة بالفعل.


 كيف تعمل أنظمة VoIP


 تعمل هواتف VoIP عن طريق تحويل صوتك إلى بيانات والتي يتم نقلها بعد ذلك عبر الإنترنت على غرار إرسال رسائل البريد الإلكتروني.


 إذا كنت قد استخدمت Skype فهذا يعني أنك استخدمت VoIP، يتم إجراء مكالمات VoIP على هاتفك أو توصيلها بالإنترنت باستخدام كبل شبكة أو محول أو عبر ميكروفون ومكبرات صوت للكمبيوتر باستخدام أحد التطبيقات، عند إجراء المكالمات يقوم مزود خدمة VoIP بتوجيه البيانات الصوتية بينك وبين المتصل الآخر كل ذلك في جزء من الثانية.


 فهم أساسيات VoIP


 VoIP PBX تعني تبادل الفرع الخاص وهي شبكة الهاتف الخاصة بالشركة، VoIP PBX هي شبكة هاتفية قائمة على السحابة يديرها مزود خدمة VoIP في السحابة وواحدة تدفع فيها الشركات رسومًا شهرية لاستخدام الخدمة.


 Ethernet هو نظام توصيل عبر الإنترنت داخل شبكة محلية كما هو الحال في شبكة أجهزة الكمبيوتر والأجهزة في مكتبك، ستقوم بتوصيل وحدات هاتف IP الخاصة بك بالإنترنت باستخدام كابل إيثرنت.


 أنظمة نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت VoIP


 مع نمو الأعمال التجارية يعد امتلاك نظام هاتف يتوافق مع توقعات الجمهور أمرًا بالغ الأهمية، على عكس الخطوط الأرضية التقليدية تأتي أنظمة VoIP بميزات قوية لمساعدة الشركات على تكوين انطباعات كبيرة بما في ذلك:


 موظف استقبال افتراضي: عندما لا يتمكن شخص ما من تلقي مكالمة يتولى موظف الاستقبال الافتراضي المسؤولية، بدلاً من سماع إشارة مشغول أو تعليقها يستمع المتصلون إلى رسالة ويمكن إعطاؤهم خيارات حول أفضل طريقة للمتابعة.


 مجموعات الرنين: يمكنك برمجة مجموعات الرنين للرنين في نفس الوقت حتى يتلقى كل فرد في القسم مثل المبيعات أو الحجز المكالمة، يمكن للمجموعات أيضًا أن تصدر رنينًا بشكل تسلسلي من شخص لآخر حتى يلتقط شخص ما.


 قابلية التنقل: تدعم أنظمة VoIP على عكس الخطوط الأرضية العمل عن بُعد من خلال تطبيقات الأجهزة المحمولة وسطح المكتب ويتم إعادة توجيه الرسائل الصوتية كمرفقات بريد إلكتروني مما يسمح للموظفين بإجراء واستقبال المكالمات من أي مكان بالطريقة نفسها التي يفعلونها من المكتب.


 الاتصال الجماعي: لضمان تمتع كل شخص بجودة المكالمة الشخصية ابحث عن هاتف مؤتمر يحتوي على ما يلي:


  •  نطاق صوت 360 درجة
  •  مجموعة من الميكروفونات المدمجة
  •  صدى إلغاء قمع الضوضاء الخلفية


 الفاكس الافتراضي: مع أنظمة الهاتف التي تعمل بتقنية VoIP لا يزال بإمكانك إرسال رسائل الفاكس التقليدية من هاتفك إلى جهاز فاكس مما يلغي الحاجة إلى أجهزة الفاكس، يتم تحويل الفاكسات إلى ملفات PDF وإدارتها داخل بوابة المستخدم النهائي، كل مستخدم يحتاج إلى الوصول سيكون لديه إمكانيات الفاكس عبر امتداد الهاتف الخاص به.


 رقم الهاتف الحالي: الاحتفاظ برقم هاتف مكتبك يجعل الانتقال إلى نظام IP سلسًا في اللحظة التي تقوم فيها بتوصيل هواتفك ، ستتمكن من إجراء واستقبال المكالمات ولا حاجة لتغيير بطاقات العمل و الورق ذي الرأسية ومعلومات موقع الويب، يمكن لمزود خدمة VoIP أن يعتني بنقل رقمك إلى نظامك الجديد.


 إعداد نظام هاتف IP


 يستغرق إنشاء نظام VoIP للأعمال حرفيًا دقائق فقط أحد الاختلافات التي تلاحظها الشركات عند التبديل إلى نظام VoIP هو تقليل المعدات والأجهزة و تتطلب هواتف العمل التقليدية تركيب تركيبات كبيرة مثبتة على الحائط تليها ترقيات وخدمة تكنولوجيا المعلومات.


 مع أنظمة VoIP تتكون الأجهزة عمومًا من قطعة أو قطعتين مدمجتين، عندما يتعلق الأمر بتبديل الهواتف في الفندق الخاصة بك إلى VoIP فلديك خيارات الجهاز يمكنك الاستمرار في استخدام الهواتف المكتبية الحالية أو التناظرية أو الرقمية أو إذا كنت ترغب في الترقية يمكنك شراء هواتف IP.


 بمجرد وصول الهواتف المكتبية ومجموعة أدوات بدء التشغيل اتبع بعض الخطوات البسيطة:


 قم بتوصيل محطتك الأساسية (جهاز توجيه بحجم الكمبيوتر اللوحي يقوم بفرز البيانات الصوتية وحركة المرور لضمان مكالمات واضحة وموثوقة) بهاتفك التناظري.


 قم بتوصيل ملحقات لاسلكية (بمنافذ طاقة عادية) لتوصيل الهواتف التناظرية بالإنترنت.


 قم بتوصيل هواتف IP بمقبس إيثرنت.


 المزايا الرئيسية لـ VoIP في الفنادق


 انطباعات مهمة: تعتمد الطريقة التي ينظر بها الجمهور إلى عملك غالبًا على تفاعلهم الأولي عبر الهاتف، هل يسمعون رسالة ترحيب مع توجيهات سهلة أم سيتم تعليقهم على الفور؟  سواء كان عملك يضم 10 أو 200 موظف ، فإن عملك سيبدو احترافيًا مع نظام هاتف VoIP.


 جودة مكالمات ممتازة: مع التقدم التكنولوجي وسرعات الإنترنت المتزايدة ستوفر هواتف VoIP جودة المكالمات التي تحتاجها في الفندق. 


 انخفاض التكاليف: تعد التكاليف المنخفضة من أكثر المزايا جاذبية للتحول إلى أنظمة VoIP و إستعمالها في الفنادق أولئك الذين لديهم خطوط أرضية يفهمون المصاريف الكبيرة رسوم الإعداد والتكاليف الشهرية والنفقات لكل خط وما إلى ذلك جميعها تضاف بما في ذلك دعم تكنولوجيا المعلومات.  لحساب المبلغ الذي يمكنك توفيره عن طريق التبديل إلى نظام VoIP استخدم حاسبة توفير VoIP.


 الفرق البعيدة: يعمل الموظفون اليوم حرفياً في كل مكان يوفر نظام VoIP أدوات للتواصل مع الموظفين دون عناء بغض النظر عن مكان تواجد الموظفين.